机要文件管理制度

机要文件管理制度

　　在当下社会，大家逐渐认识到制度的重要性，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。想学习拟定制度却不知道该请教谁？以下是小编为大家收集的机要文件管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

机要文件管理制度1

　　第一条密级划分

　　保密文件根据其内容不同，划分为绝密、机密、秘密、内部公开文件等四个级别：

　　1、“绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；

　　2、“机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；

　　3、“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件；

　　4、内部公开文件：是指仅在公司内部或在公司某一部门内部公开，向外扩散有可能对公司的利益造成损害的保密文件。

　　第二条密级确认

　　保密文件由拟制人根据文件密级不同，提交不同级别的领导进行密级确认，在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。

　　密级确认的'具体权限为：

　　1、绝密文件与机密文件由公司高层领导确认。

　　2、秘密文件由各部门或项目经理级领导确认。

　　3、内部公开文件由发文部门根据需要进行确认。

　　第三条密级标识

　　密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。

　　1、绝密文件应当在其文件每一页的左上角加盖“绝密”专用印章，其专用章戳由总裁保管。

　　2、机密文件应当在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

　　3、秘密文件应在其文件首页的左上角打印“秘密”字样。

　　4、内部公开文件应打印“内部文件”、“内部资料”等字样。

　　第四条文件打印

　　1、绝密、机密文件：由专门人员打印。

　　2、秘密、内部文件：打字员打好后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查。打印人员不得私自拷贝秘密文件。

　　第五条分发

　　1、绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至收件人本人，并由收件人签收。

　　2、内部公开文件可以按部门分发或在公司内部公告栏内张贴，也可以在公司内部计算机网络上发布。

　　3、绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和传送，秘密文件如需在网络上传送，应得到相应领导的批准。

　　4、在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由相应领导书面批准，并在提供前与之签订保密协议。

　　第六条查阅、申请复制

　　1、查阅权限：

　　查阅公司文件必须填写档案借阅审批单。

　　绝密文件、机密文件：公司总裁及其签字批准的人员。

　　秘密文件：项目经理以上领导及其签字批准的人员。

　　2、严禁复制绝密文件。申请复制文件必须填写复印申请单，机密文件必须

　　交由总裁批准，秘密文件由部门或项目经理签字批准。

　　第七条文件保管、存档

　　1、绝密、机密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。秘密文件由收件人本人保管。内部公开文件一般由各部门负责人保管。

　　2、绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。

　　3、如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况，尽快挽回影响。

　　1)公司绝密以及行政机密、秘密文件在在档案室存档；

　　第八条保密责任

　　1、绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。

　　2、严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。

　　3、员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密和内部公开文件。

　　4、如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其民事和刑事责任。

　　第九条过期文件的销毁

　　超过保存期限且经总经理以上级别鉴定审批的无价值的档案，档案管理人员应对保管的文件进行清理。并且制定销毁清册入档保存。

　　第十条监督和检查

　　各部门领导应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监督，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。同时对本部门机要文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司最高领导。

　　第十一条附则

　　1、本制度由辽宁缘泰集团石油化工有限公司负责解释；

　　3、本制度自总经理签字审批后予以执行；

机要文件管理制度2

　　第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。

　　外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。

　　第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。

　　第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。

　　第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。

　　第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。

　　第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写*中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。

　　第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。

　　第八条文件的.销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。

　　第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。

机要文件管理制度3

　　一、体系（质量管理体系及环境管理体系）的保证；

　　1、体系的推进

　　2、体系的维护

　　3、体系的持续改进

　　二、产品可靠性试验的保证：

　　1、设计开发阶段，产品的可靠性试验

　　2、产品改进时的可靠性试验

　　3、产品制作时，阶段性的可靠性试验

　　三、原材料的可靠性验证的保证：

　　1、原材料在产品中的可靠性试验

　　2、权威机构对原材料的性能及材质方面的验证（外联）

　　四、量传关系得到有效控制的保证：

　　1、内校型量具仪器的计量（使用外校标准对比，或外校的同类仪器对比）

　　2、外校型量具仪器的计量（在国家标准计量单位，可追溯到国家标准）

　　3、测量系统的分析控制保证

　　4、量具仪器周期性计量的保证

　　五、安规标准试验的保证：

　　1、依tuv标准对产品的试验

　　2、依ul标准对产品的'试验

　　3、依cqc标准对产品的试验

　　4、依其它国家标准或国际标准的试验

　　六、出货产品质量的保证：

　　1、待出货产品各项性能的测试

　　2、库存逾期产品性能的测试

　　七、设备、仪器可靠性的保证

　　1、试验及测试设备、仪器的设计

　　2、试验及测试设备、仪器的可靠性验证

　　3、依据国家或国际标准设计试验可测试设备、仪器八、标准权威性的保证：

　　1、定期对公司所需国家或国际标准进行索检

　　2、内部制定的各项产品标准的验证

　　九、持续改进

　　1、经过内部审核对体系进行持续改进

　　2、经过客户投诉处理对产品进行持续改进

　　3、经过各类试验对产品进行持续改进

　　4、经过出货测试对产品进行持续改进

机要文件管理制度4

　　为了加强机要文件的管理,进一步规范机要文件的处理程序,结合我院实际,制定本规定。

　　1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件,均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围,送有关领导或有关处室签收和阅处。

　　2、机要人员对所有来文进行登记,经办公室主任阅处后,送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。

　　3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时,不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批,因公出差或参加两天以上会议时,应将传阅文件退还机要室,未看完的文件,待回院后再阅。阅文时,对于文件的`批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。

　　4、对院领导批示要求职能部门办理的文件,机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。

　　5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件,也应先退回院机要室,由机要人员按照院领导的批示,立即送职能部门并办理文件借阅手续,而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。

　　6、文件传阅、处理结束,承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后,退回机要室统一保管。有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的,可在机要室办理借阅手续,但保留期限不得超过1个月。

　　7、上级来文的复印,按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时,应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。

　　8、凡发到各部门的机要文件,各单位必须认真管理、清理。使用完后,按照规定时间,及时清退交机要室。

　　9、凡涉及机要文件的领导和工作人员,必须严格遵守国家保密条例,严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定,文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管,对丢失文件或泄密者,要按照有关规定追究责任。

机要文件管理制度5

　　一、目的：

　　为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度，防止公司秘密的泄露和流失，特制定本规定

　　二、范围：

　　公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，不允许向外发布和扩散的文件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、目录、清单、合同、协议、记录等。

　　三、密级划分

　　保密文件分为机密文件、保密文件和内部公开文件：

　　1、“机密”文件：指泄露会使公司的安全及利益受到严重损害的保密文件；

　　2、“保密”文件：指关系公司未来发展，对公司根本利益有影响的保密文件；

　　3、内部公开文件：指在公司内部公开，向外扩散可能对公司的利益造成损害的文件。

　　四、密级确认

　　保密文件根据文件密级不同，由拟制人提交部门领导做密级确认。

　　密级确认的具体权限：

　　1、机密文件：公司总经理确认。

　　2、保密文件：各部门经理确认。

　　3、内部公开文件：发文部门根据需要确认。

　　五、密级标识

　　1、机密文件应在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

　　2、保密文件应在其文件每一页的左上角加印“保密”字样。

　　3、内部公开文件应在其文件每一页的左上角加印“受控”字样。

　　六、打印和发放

　　1、机密文件、保密文件、内部公开文件需专人打印。

　　2、文件发放要有记录。机密文件、保密文件须发至收文人本人并有签收记录。内部公开文件可按部门发放。

　　3、如确需对外提供保密文件的，应按密级由相关领导书面批准后，在提供前应先与需要方签订保密协议。

　　七、查阅、复制

　　1、查阅权限：

　　查阅文件须填写档案借阅审批单。

　　机密文件：总经理签字批准。

　　保密文件：部门经理签字批准。

　　2、复制权限：

　　复制文件须填写复印申请单。

　　机密文件：总经理签字批准。

　　保密文件：部门经理签字批准。

　　八、保管、存档

　　1、机密文件：文件的签收人和签发人保管。

　　2、保密文件：收件人保管。

　　3、内部公开文件：部门负责人保管。

　　4、机密、保密文件的查阅和复制应在文件保管处登记，以备核查。

　　5、机密、保密文件的'保管人若将文件丢失，应及时向总经理汇报，挽回影响。

　　6、机密、保密文件须在存档室存档。

　　九、管理责任

　　1、保管人不得擅自复制机密、保密文件，不得让无关人员接触这些文件。

　　2、不得让未被授权的人员查阅、复制、摘抄机密、保密文件。

　　3、员工在离职时不得携带公司的机密、保密和内部公开文件。

　　4、以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其民事和刑事责任。

　　十、文件的销毁

　　过保存期限的经总经理审批的无价值的文件，保管人员应对这些文件进行清理。并制定销毁清册保存。

　　十一、监督和检查

　　部门领导应对本部门机密、保密文件的保密情况进行监督，对违反规定的行为要及时纠正，并作好控制情况的相关记录，公司对各部门保密执行情况进行不定期检查，对违反规定的要通报批评；严重的要给予处分，造成重大损失的要承担相应的法律责任。

机要文件管理制度6

　　一、总则

　　第一条由于公司目前运行的管理文件在拟订、批准和执行上存在的不规范导致了文件本身存在漏洞以及文件间的，由此造成文件在实际运行中执行困难；为了保证公司各部门职能的有效发挥和部门之间、分公司之间的充分协作，使公司管理上一个更高的台阶，以维护公司的整体利益和长喳益，特制定本规定。

　　第二条公司成立管理文件评审员会管理文件评审员会下设工作组。

　　第三条管理文件评审员会组织结构主任：总经理

　　副主任：分管副总经理员：比亚迪及里比公司等子公司的各部门经理工作组：审查部工作人员和该文件运行相关部门的授权经办人

　　第四条管理文件评审员会职责

　　1、管理公司的制度运作及执行情况；

　　2、审议、批准公司的各项管理文件；

　　3、审核公司各项制度执行结果；

　　4、对因文件或工作流程制定不合理而形成的管理漏洞和弊端，及时采取整改措施；

　　5、对疏于片面、范围狭小、需进一步推行的管理文件进行整合，达到系统化并可持续发展。

　　第五条管理文件评审工作组负责文件评审的前期工作及日常事务。

　　第六条管理文件评审员会工作形式及评审原则

　　1、实行分类相关评审制：即根据文件涉及的范围，由工作组负责召集相关员组织评审工作。

　　2、评审原则：重决策实行首长负责制，由总经理决定；程序性规定实行集中制，由员评议决定。

　　第七条管理文件的分类和划分以公司或部门名义所发的对公司经营活动具有计划、组织、领导、控制作用的文件统称为管理文件，管理文件包含两块：“质量环境体系文件”和“质量环境体系以外的文件”。

　　管理文件分公司级和部门级，包含制度、规定、决定三类；

　　第八条各部门所发的“质量环境体系文件”属于受控文件，严格按公司《质量体系文件控制程序》（COP5.1）等有关规定执行。

　　第九条管理文件的拟订、评审、批准按本规定执行。

　　第十条公司级管理文件须经总经理或授权分管的公司领导签字批准，加盖“文控中心”印章。

　　第十一条关于生产方面的通知按现行的程序和格式执行。新发放的具有短期约束力的正式通知以本规定的形式发放（附件1），经总经理或授权分管的公司领导直接签字批准，加盖“文控中心”印章。

　　第十二条部门级管理文件需部门经理签字批准，加盖部门印章。

　　二、管理文件审批程序

　　第十三条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的公司级管理文件，由拟稿部门拟订文件的讨论稿，文件讨论稿应包括：制定目的'、实施对象、实施流程、监督执行及相关责任等内容，在文件计划发放前一周提交审查部，由审查部统一发放文号。

　　第十四条审查部根据文件内容，通知相关部门文员将讨论稿发至部门相关人员征求意见，并将意见在文件会审之前馈回审查部。审查部工作人员在文件会审之前重点组织相关人员进行讨论、修改。

　　第十五条会审时间原则上定在周末（最后一个工作日），由审查部负责召集、组织相关员（员因故不能参加，必须指定授权经办人参加）召开评审会进行会审，对讨论稿进行修改和完善，并形成决定稿，报公司领导批准。

　　第十六条文控中心凭公司领导签字的文件发放。

　　第十七条各部门自即日起所发放的决定类管理文件，由本部门拟订，审查部统一发放文号，报总经理或授权分管的公司领导直接批准。

　　第十八条各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的内部管理文件均以部门级管理文件形式发放，由部门文员统一发放文号。

　　第十九条如遇紧急情况，需尽快讨论通过的，审查部应及时组织会审或汇签

　　第二十条经过会审、批准后的文件，将成为公司制度的组成部分。管理文件实行权威管理，保证有效执行。公司的制度应向规范化、明确化、系统化的方向发展。

　　第二十一条如文件涉及比亚迪及里比公司等子公司的相关部门，审查部视文件内容组织各公司管理者代表和相关部门经理或授权经办人组成文件评审员会，进行会审。

　　第二十二条文件评审工作组讨论文件时，如遇到观点、意见无法统一的情况，由工作组汇总各方面意见，统计赞同和不赞同情况，上报公司领导作批示。第二十三条审查部及各部门文员发放文号时，应避免因文件暂时未通过而造成文号间断或空缺，必须保证发放文件文号的连续性。

　　第二十四条管理文件在执行过程当中，如果存在不妥或不恰当之处，任何部门和员工有权利也有义务实事求是地将修改意见以书面形式提交审查部，由审查部汇总，及时组织评审、修改。但在文件未修改之前，各部门必须严格按照原文件执行。

　　第二十五条各部门文员在工作当中，如发现本部门所发管理文件未按上述管理文件审批程序审批生效，有责任及时予以规范，并重新发放。未按规定程序发放的管理文件，文控中心有权拒绝发放。

　　三、管理文件形式

　　第二十六条公司级管理文件的文号由：公司名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：BYD-20xx-001-B、LB-20xx-001-A。文号由审查部统一配编。

　　第二十七条部门级管理文件的文号由：部门名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：总办-20xx-001-B、里比总办-20xx-001-B。文号由各部门文员统一配编。

　　第二十八条公司级管理文件格式按公司现有管理文件格式执行。

　　第二十九条部门级管理文件格式在公司现有管理文件格式的基础上进行修改，加入部门名称，发放范围由部门名称改为本部门科室或车间名称。

　　四、责任处理

　　第三十条审查部工作人员未按本规定工作，公司任何部门和个人可以向审查部主任或总经理投诉。

　　第三十一条各部门经理或指定授权经办人无充分理由未参加会审或未按本规定工作，必须对自己的行为及其后果承担相应责任。

　　第三十二条各部门文员应确保公司所有管理文件所涉及到的本部门相关人员清楚文件内容，今后公司任何部门或个人不得以不知道文件规定而逃避责任，否则将追究部门文员、及相关人员和直接领导的责任。

　　第三十三条各部门未按本规定工作，审查部将按《审查部工作制度》及相关公司文件追查相应责任。

　　2、食堂规章制度管理制度

　　一、留样由专人负责，建立食物留样记录。

　　二、留取当餐供应所有菜肴，每份留样不少于200克，有标签标明菜名，留样时间，置放规定位置，保存48小时。

　　三、配备专用留样冷藏柜。温度设置为0～10℃。

　　四、食品留样盛器采用带盖容器，每次留样前应进行清洗、消毒。

　　五、留样置放、相互间有一定距离，不叠放，避免留样食品相互间受感染。

　　六、对违规行为，追究责任，按有关规定处理。

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